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外場(chǎng)活動(dòng)執行細則及外場(chǎng)活動(dòng)策劃方案內容

來(lái)源:伍方會(huì )務(wù)   發(fā)布時(shí)間:2020-10-20 16:30:23   瀏覽次數:6464

本期《會(huì )議活動(dòng)執行手冊》中帶來(lái)的外場(chǎng)活動(dòng)執行細則、外場(chǎng)活動(dòng)策劃方案內容、外場(chǎng)活動(dòng)策劃流程、室外活動(dòng)注意事項等。在外場(chǎng)活動(dòng)策劃和執行當中,要注意關(guān)注天氣預報,活動(dòng)現場(chǎng)搭建效果,風(fēng)向及噴繪背景板的布置,工作人員的入場(chǎng)憑證、用餐、用水安排,保障臨時(shí)搭建設施的安全……這些內容。

中華茶奧會(huì )航空乘務(wù)茶藝賽
中華茶奧會(huì )外場(chǎng)活動(dòng)——航空乘務(wù)茶藝賽

本期《會(huì )議活動(dòng)執行手冊》中帶來(lái)的是外場(chǎng)模塊的內容。對室外活動(dòng)影響最大的因素通常來(lái)說(shuō)是天氣——陰晴雨雪風(fēng)。天氣可能會(huì )影響活動(dòng)的效果乃至活動(dòng)的進(jìn)程與安全,故前期對天氣預報的關(guān)注與以及為應對各類(lèi)天氣準備應急預案也是外場(chǎng)活動(dòng)的重中之重。此外,外場(chǎng)活動(dòng)還需要注意“大型活動(dòng)申報管理”有關(guān)規定。

1.一般酒店內活動(dòng),人數不足以需要備案或可由酒店方完成備案;而外場(chǎng)活動(dòng),人數超過(guò)備案要求的概率更高。

2.室外布置可能會(huì )出現,“布置地點(diǎn)的管理部門(mén)為政府單位”或“布置含空飄等可能超出限高的物料”,故需向有關(guān)部門(mén)進(jìn)行備案。

接下來(lái)讓我們進(jìn)入正題——外場(chǎng)活動(dòng)執行細則及外場(chǎng)活動(dòng)策劃方案內容。

2020杭州豐收節開(kāi)幕式外場(chǎng)演出活動(dòng)
2020杭州豐收節開(kāi)幕式外場(chǎng)演出活動(dòng)

外場(chǎng)活動(dòng)前期

1.活動(dòng)臨近時(shí),時(shí)刻關(guān)注活動(dòng)周期內的天氣預報;如無(wú)嚴重影響,根據外場(chǎng)布置情況準備篷房、雨衣、雨傘等;如影響活動(dòng)正常開(kāi)展,建議延期舉辦活動(dòng);

2.如外場(chǎng)布置涉及電子設備,應考慮到可能的惡劣天氣造成的影響,提前準備好應急預案;

3.超過(guò)1000人的大型活動(dòng)及特殊影響的活動(dòng)需向相關(guān)部門(mén)進(jìn)行活動(dòng)審批。提前制定好活動(dòng)計劃,制定大型群眾性活動(dòng)安全工作方案;

4.如有涉及空飄、道旗、充氣拱門(mén)等,根據情況提前向當地城管報備;

5.大型活動(dòng)除了對安保有規定要求外,還需衛生、消防、電力等方面的支持;在確定場(chǎng)地后,根據實(shí)際情況與衛生、消防及電力部門(mén)進(jìn)行對接,申請支持。

外場(chǎng)活動(dòng)中期

1.如現場(chǎng)搭建物差異無(wú)法調整,需要求采取必要措施最大限度還原,并盡量調整位置,不影響活動(dòng)現場(chǎng)整體效果;

2.外場(chǎng)道路兩側的布置,應在活動(dòng)開(kāi)始前兩小時(shí)完成布置,并根據指引路線(xiàn)自行測試兩次以上;如發(fā)現擺放錯誤或不當的物料,及時(shí)調整其位置;室外指引牌的材質(zhì)較輕時(shí),需增加配重固定;

3.在室外布置噴繪背景板時(shí),需注意風(fēng)向,在嘖繪上開(kāi)風(fēng)口,并增加配重,固定好嘖繪;

4.活動(dòng)當天,所有工作人員及支持人員均需持有效憑證入場(chǎng);

5.做好涉及活動(dòng)當日的所有工作人員的用餐、用水的安排;

6.若遇到下雨、大風(fēng)等天氣,還要做好相應的防雨及轉移場(chǎng)地工作;

7.務(wù)必保障臨時(shí)搭建的設施、建筑物的安全,消除安全隱患。

2020杭州豐收節登豐造集夜市
2020杭州豐收節外場(chǎng)活動(dòng)——登豐造集夜市

外場(chǎng)活動(dòng)后期

活動(dòng)結束后,及時(shí)清理外場(chǎng)區域內的物料,并清點(diǎn)具體數量。拆卸過(guò)程中,仍要注意現場(chǎng)的安全狀況,避免后期工作的隱患發(fā)生;與安保、交通、衛生、電力等部門(mén)之間涉及費用部分,需辦理相關(guān)事宜。

注意事項:客戶(hù)應當在活動(dòng)舉辦前一個(gè)月提出安全許可申請。

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