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大型會(huì )議活動(dòng)報批流程及申請資料詳解

來(lái)源:伍方會(huì )務(wù)   發(fā)布時(shí)間:2021-04-23 11:38:12   瀏覽次數:8502

會(huì )展活動(dòng)是會(huì )議、展覽、大型活動(dòng)等集體性活動(dòng)的簡(jiǎn)稱(chēng)。多少人的活動(dòng)需要報批,商場(chǎng)辦活動(dòng)、大型賽事活動(dòng)需要報批嗎?上海、杭州、廣州、成都、深圳、重慶等熱門(mén)會(huì )展地區開(kāi)展論壇活動(dòng)需要報批嗎?活動(dòng)報批流程是怎樣的,需要什么資料?哪些作為活動(dòng)人或活動(dòng)主辦方經(jīng)常被這些問(wèn)題困擾。

作為活動(dòng)人或活動(dòng)主辦方到一個(gè)城市辦會(huì )展活動(dòng),常會(huì )被這些問(wèn)題困擾。100人以上的活動(dòng)需要報批嗎?500人活動(dòng)要有哪些報批?500人以下的活動(dòng)需要報批嗎?商場(chǎng)辦活動(dòng)需要報批嗎?開(kāi)業(yè)活動(dòng)需要報批嗎?大型賽事活動(dòng)報批流程是怎樣的?活動(dòng)報批需要什么資料?上海、杭州、廣州、成都、深圳、重慶開(kāi)展論壇活動(dòng)需要報批嗎?

年會(huì )活動(dòng)現場(chǎng)
▲年會(huì )活動(dòng)現場(chǎng)

會(huì )展活動(dòng)是會(huì )議、展覽、大型活動(dòng)等集體性活動(dòng)的簡(jiǎn)稱(chēng)。其內涵是指在一定的地域空間,圍繞特定主題,眾多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會(huì )交流活動(dòng);其外延包括各種類(lèi)型的博覽會(huì )、展覽會(huì )、展銷(xiāo)會(huì )、大中型會(huì )議、競技運動(dòng)、文化活動(dòng)、節慶活動(dòng)、廟會(huì )活動(dòng)等。在大型會(huì )議活動(dòng)的運營(yíng)管理中,報批是不可缺少的環(huán)節,且是如果不能成功報批還有可能讓活動(dòng)出現臨時(shí)流產(chǎn)的情況。

根據《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規定,公民、法人或者其他組織從事特定活動(dòng),依法需要取得行政許可的,應當向行政機關(guān)提出申請,待取得相關(guān)部門(mén)批準后方可實(shí)施。我們一般常見(jiàn)的活動(dòng),需要報批的以公安、消防、文化和環(huán)衛四個(gè)部門(mén)為主,其他的申報行政機關(guān)也有可能出現,但通常較少,以四者居多。

大型會(huì )議活動(dòng)
▲大型會(huì )議活動(dòng)實(shí)拍

一、公安部門(mén)報批

為了保證各項大中型會(huì )議活動(dòng)的正常進(jìn)行,維護社會(huì )治安秩序和公共安全,保護公民、法人和其他組織的合法權益,公民、法人或其他組織在舉行活動(dòng)之前必須報縣級以上公安部門(mén)申請批準。

通常來(lái)說(shuō),是否需要報批和向哪一級部門(mén)報批取決于會(huì )議活動(dòng)的人數。參加人數在二百人以上三千人以下的,由縣(區)級公安機關(guān)許可;人數在三千人以上的,由地(市)級公安機關(guān)許可;跨地區的群眾性活動(dòng),由共同的上一級公安機關(guān)許可。活動(dòng)申請所需要提交的文件資料有:

(1) 活動(dòng)方案和說(shuō)明;

(2) 活動(dòng)安全保衛工作方案;

(3) 場(chǎng)地管理者出具的同意使用證明;

(4) 申請人身份證明及無(wú)違法犯罪記錄等;

(5) 法律、法規和規章規定須經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)批準的活動(dòng),應當同時(shí)提交有關(guān)批準文件。

在這其中,以活動(dòng)安保工作最為重要,尤其是大型會(huì )議活動(dòng)、大型會(huì )展活動(dòng),安保工作方案所需要包含的要點(diǎn)有:

(1) 活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數、規模、內容及組織方式;

(2) 安全工作人員情況、數量和任務(wù)分配、識別標志;

(3) 場(chǎng)地建筑和設施的消防、安全情況;

(4) 入場(chǎng)票證的管理、查驗措施;

(5) 場(chǎng)地人員的核定容量;

(6) 迅速疏散人員的預備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場(chǎng)票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類(lèi)型的售票演出和活動(dòng)的時(shí)候,入場(chǎng)票證必須經(jīng)過(guò)安全的防偽監制,即便現場(chǎng)工作人員佩戴的工作證件也需要查驗。

二、消防部門(mén)審批

大型會(huì )議活動(dòng)的組織除了安全問(wèn)題,還有很重要的就是消防安全了。消防部門(mén)主要針對活動(dòng)場(chǎng)地的消防設施和措施進(jìn)行審查,像戶(hù)外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。

具體來(lái)說(shuō),在各種大型會(huì )議活動(dòng)中的舞臺或展位搭建方案,包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過(guò)主管單位或消防部門(mén)的審批。

我國的消防法規定, 舉辦大型集會(huì )、焰火晚會(huì )、燈會(huì )等群眾性活動(dòng),具有火災危險的,主辦單位應當制定滅火和應急疏散預案,落實(shí)消防安全措施,并向公安消防機構申報,經(jīng)公安消防機構對活動(dòng)現場(chǎng)進(jìn)行消防安全檢查合格后,方可舉辦。

三、文化部門(mén)報批

凡是有大型營(yíng)業(yè)性演出的活動(dòng)或活動(dòng)中帶有表演內容的活動(dòng),一般都需要提前經(jīng)過(guò)文化部門(mén)的審批。并且,根據《營(yíng)業(yè)性演出管理條例實(shí)施細則》第三十條規定,任何單位舉辦營(yíng)業(yè)性演出活動(dòng),都應當委托演出公司承辦,并按照規定辦理審批手續。營(yíng)業(yè)性演出主要包括下列方式:

(1) 售票或者包場(chǎng)的;

(2) 支付演出單位或者個(gè)人報酬的;

(3) 以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷(xiāo)的;

(4) 有贊助或者捐助的;

(5) 以其他經(jīng)營(yíng)方式組織演出的。

其中,占用公園、廣場(chǎng)、街道、賓館、飯店、體育場(chǎng)(館)或者其他非營(yíng)業(yè)性演出場(chǎng)所舉辦營(yíng)業(yè)性演出活動(dòng)的,應當報經(jīng)當地縣級以上地方人民政府文化行政部門(mén)、公安機關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)批準。申請時(shí)應提交的文件有:

(1) 演出申請書(shū);

(2) 與演出相關(guān)的各類(lèi)演出合同文本;

(3)演出節目?jì)热莶牧希?

(4) 營(yíng)業(yè)性文藝表演團體的《演出證》。

四、環(huán)衛部門(mén)審批

環(huán)衛部門(mén)一般對會(huì )議活動(dòng)的相關(guān)審批比較少,需要環(huán)衛部門(mén)審批的會(huì )議活動(dòng)主要是跟公共環(huán)境有關(guān)的,比如在會(huì )場(chǎng)附近區域懸掛橫幅、豎幅等可能影響市容的宣傳材料(會(huì )場(chǎng)所轄場(chǎng)地以?xún)炔凰悖?

所以,大型會(huì )議活動(dòng)報批最關(guān)鍵的還是在于公安、消防、文化部門(mén),而報批成功也有兩個(gè)非常關(guān)鍵的工作,一是把握好時(shí)間,最好是盡量提早以備審批流程需要消耗的時(shí)間,不要錯過(guò)了最佳報批時(shí)間;二是準備好材料,清晰了解活動(dòng)當地部門(mén)一般需要查詢(xún)的材料,這些材料可以向場(chǎng)地方咨詢(xún)。

企業(yè)上市儀式活動(dòng)現場(chǎng)
▲企業(yè)上市儀式活動(dòng)現場(chǎng)

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